Opdeling af arbejdsområder
Siden 2005 er arbejdet i arkivet delt op i 6 hovedområder:
Arkivfond: Registrerer indkomne afleveringer fra enkeltpersoner, firmaer og foreninger i Arkibas (arkivernes edb-program). Gruppen laver også brugsanvisninger til den måde oplysninger skal indtastes i Arkibas.
Billeder: De afleverede og lånte billeder scannes og registreres i Arkibas. Billeder, dias, negativer, film og digitale billeder samt lydoptagelser klargøres og gemmes på forskellig vis i depot. Der arrangeres også gademøder, hvor indbudte fortæller om én gades historie. Nogle tager ud og fotograferer bl.a. bygninger og gader i lokalområdet.
Slægt: Slægtsdata indsamles og indtastes løbende i Brother Keepers og delvist i Arkibas. Et af projekterne der arbejdes med nu, er registrering af gravsten på alle kirkegårdene i Gråsten kommune. Kirkebøger, folketællinger og slægtstavler arbejdes der en del med, og der besvares mange spørgsmål fra arkivets brugere.
Avis: Avisudklip samles fra dagens aviser og gemmes efter bibliotekets decimaltalssystem, så det er let at finde tilbage til artiklerne. Arkivet har mange ældre udklip gemt i datoorden, disse opklippes og arkiveres efter decimaltalssystem.
Kundeservice: Arkivet svarer på alle henvendelser, det være sig personlige, pr. brev, telefon eller e-mail. Det kan f.eks. være spørgsmål om slægtsforhold, fotografier, boligforhold eller foreningsforhold. Foruden det daglige arbejde med at betjene kunderne, laves arkivets hjemmeside, der opdateres månedligt, og en til to udstillinger pr. år om forskellige emner.
Arkivets indkøb og regnskab hører også herunder.
IT-området: sørger for at edb-systemet fungerer, installerer nye programmer og hardware, og yder hjælp til bl.a. brugen af Arkibas. Der udarbejdes brugsanvisninger både til programmer og hardware til brug i arkivet.